Intentando ser consultor, ¡vamos a diagnosticar!

Ha llegado el momento de poner en práctica algo de los aprendizajes adquiridos en este camino para tratar de ser alguien en el mundo de la consultoría.

En este ejercicio de diagnóstico, en el que jugaré a ser consultor, tomaré el caso de la Dirección Municipal de Cultura y Educación de Guanajuato, dependencia gubernamental perteneciente a la administración pública de la Capital Cervantina de América.

Para comenzar, ¿qué onda con esta dependencia?, ¿qué es lo que está afectando a esta institución?. Poniéndome en un papel de consultor externo, voy a suponer que me contactan puesto que la asistencia a los eventos culturales que la Dirección ofrece, no es la óptima, registrándose eventos con menos de 10 personas en el público, por lo que desean aumentar sus cifras. Basado en lo anterior y haciendo de cuenta que ya se llevó a cabo el primer contacto, así como el contrato legal para realizar el trabajo, me dispongo a internarme en la organización. 

El lunes por la mañana, llego bien bañadito y arregladito, en punto de las 8:50 horas, a las oficinas de la Dirección, ubicadas en 5 de mayo No. 1, Guanajuato Capital. Al llegar, me percato que están varias personas reunidas en la planta alta (y se me quedan viendo de manera extraña); son casi todos los empleados administrativos de la dependencia, disponiéndose a iniciar la junta de inicio de semana. Comienza la sesión a las 9:00 horas y los responsables de cada área (administración, educación, eventos, talleres, comunicación, etc.) van exponiendo sus puntos principalmente sobre el trabajo a realizar en la semana que comienza, así como observaciones de cuestiones ocurridas en la semana anterior. Después de casi 1 hora de reunión (ya algo fastidiados), rayando las 10:00 de la mañana, concluidos los puntos de cada coordinador, la directora me presenta ante el equipo, haciendo notar que los acompañaré durante los próximos días y solicitando que se me facilite la información que requiera (afortunadamente nadie me hace cara de fuchi).

Por fin me he colado de manera formal en la organización y me dispongo a chismorrear en la misma o para que no suene tan feo, dejémoslo en que voy a recolectar datos. Me comenta la directora que, para poder observar de cerca como se lleva a cabo un evento, debo esperar hasta el día miércoles puesto que lunes y martes, por ser inicio de semana, se programan pocos eventos pues la asistencia es aún menor que los eventos que se dan entre miércoles y sábado. Al saber eso, me dispongo a observar y consultar a los respectivos responsables de que se lleve el evento a cabo, cuáles son sus funciones.

Primero le saco plática a la Coordinadora de Eventos Culturales quien tiene a su cargo a los técnicos encargados de montar el desmadrito para que se lleven a cabo las presentaciones (audio, iluminación, sillas, etc.). Ella me comenta que, para abrir fecha para un evento nuevo, la directora es quien recibe la propuesta y en caso de que, a su parecer, sea viable, habla primeramente con la coordinación de eventos para verificar que la fecha propuesta esté libre; de ser positivo, solicita a la coordinación de administración lo que se requiera adquirir para la fecha y a la coordinación de comunicación para trabajar sobre la publicidad.

Después de lo anterior, el Coordinador de Comunicación me informa que el procedimiento, la neta sí se hace como me lo contaron, pero que la confusión llega cuando la información sobre los eventos se hace de palabra y por separado a cada una de las coordinaciones, sin tener un respaldo escrito. Ahí detecto un indicio importante del problema, la propia área de comunicación me informa que hay deficiencias en cuanto a la difusión de la información de manera interna.

Entre los días lunes y martes, me doy cuenta que, aunque la programación del mes presente ya está en ejecución, comunicación (que es un equipo de solo dos personas) le siguen llegando cambios, por lo que se deben postear aclaraciones en la página de facebook de la organización (principal medio de comunicación de la Dirección) y se tiene que retrabajar en publicidad impresa "parchando" las lonas existentes y reimprimiendo carteles.

El miércoles me quedo de a seis porque en un evento público en la Plaza de Mexiamora, solo asisten alrededor de 25 personas ya contando al personal de la Dirección (técnicos y coordinaciones). De manera casual pregunto a una habitante de la zona si ella tenía conocimiento del evento y me menciona que sí, pero que la información les llega con muy poco tiempo de anticipación. Al mismo tiempo, me percato de que los técnicos, a última hora, tienen que arreglárselas puesto que muchos aspectos son de último momento.

Analizando una lista de actividades de la Dirección con su número de asistentes, que posee la coordinación de Eventos, puedo ver que el promedio del mes anterior es de 45 asistentes por evento, siendo que la mayoría de estos se llevan a cabo en plazas públicas y tienen capacidad para más de 150 espectadores.

A partir de aquí, pienso que tengo elementos para comenzar a sacar mis propias conclusiones y destaco los siguientes puntos:

• El flujo de información interna no es el adecuado.
• Aunque existe una junta semanal de todas las áreas, en esta están presentes la mayoría de los trabajadores y no solo los coordinadores con la directora, por lo que muchas veces los asuntos tratados no son de interés de otras áreas y se pierde interés, provocando falta de atención.
• La información sobre los eventos se proporciona por separado a las áreas, ocasionando confusiones entre las mismas.
• La directora delega la comunicación con los artistas o ponentes a las distintas áreas por lo que, en ocasiones, estas se comunican de manera individual con ellos para los mismos asuntos.
• La programación sufre muchos cambios de última hora.
• Se retrabaja sobre la publicidad, mermando tiempo de otras actividades en el área de comunicación y retrasando la difusión de la misma.
• Se carece de personal dedicado específicamente a la difusión de publicidad impresa.
• No existe un respaldo documental sobre la información definitiva proporcionada a las distintas áreas desde la Dirección.
• No se ha consultado con la ciudadanía qué tipo de eventos prefieren presenciar.

A mi parecer, creo que el problema principal de la falta de concurrencia a los eventos, radica en la comunicación interna ya que, en un análisis FODA, la mayor fortaleza de los eventos que ofrece la Dirección es que son gratuitos y en lugares sumamente accesibles, incluso acercándolos a ciertas colonias o barrios con la premisa de "si la gente no va al evento, el evento va a ellos".

El análisis FODA arroja los siguientes resultados:

• FORTALEZAS: Los eventos son gratuitos, accesibles y en horarios cómodos para la ciudadanía, además de que muchos de ellos se llevan directamente a comunidades rurales, escuelas, colonias, barrios y plazas, ofreciendo al público una serie de opciones nada despreciables.
• OPORTUNIDADES: La reactivación de espacios y plazas en zonas marginadas o lugares conflictivos es una excelente opción para contribuir al combate de la violencia y las adicciones.
• DEBILIDADES: Los eventos no se dan a conocer a tiempo para la ciudadanía o muchas veces ni siquiera se sabe que habrá algo. De igual manera, la falta de equipo y personal, merman la calidad de los eventos.
• AMENAZAS: El boom de organizaciones no lucrativas dedicadas a la difusión de la cultura y las artes, quienes están ganando terreno a la dependencia gubernamental, haciéndola ver ineficiente.

Considero muy importante el punto de vista de los espectadores ya que ellos son quienes deciden si toman lo que la Dirección les está ofreciendo o si definitivamente buscan otras opciones. Esto se tiene que considerar muy en serio ya que las alternativas que se toman, muchas veces no corresponden a cultura y arte, sino a actividades de ocio.

Como herramienta para obtener información de la ciudadanía, propongo la adquisición de cuatro tabletas electrónicas con pedestales que contengan una app sobre encuestas, las cuales serán llevadas a los eventos en plazas públicas para invitar a la ciudadanía a vertir sus opiniones sobre la calidad del evento, de la información, sus preferencias para próximas presentaciones y más, todo mediante preguntas cerradas, dando opciones para facilitar el uso de la aplicación y tener una interfaz amigable tanto para niños como adultos.

Desde mi perspectiva, se debe atacar la deficiencia de comunicación interna. Las reuniones deberían ser solamente con los coordinadores quienes, a su vez, deberían reunirse con los encargados de sus áreas correspondientes al cierre de la semana para afinar los puntos que se deben tratar en la junta del lunes y solicitar los insumos necesarios para el trabajo semanal, haciendo más ágiles las reuniones y evitando que la información sea tergiversada. En las juntas de Dirección y Coordinaciones, se deberán tratar los eventos próximos, proporcionando a todos la información sobre fecha, hora y lugar de los mismos; de igual manera, las coordinaciones correspondientes deberían reunirse al menos en una ocasión con los artistas o ponentes para afinar los detalles técnicos y publicitarios del evento. Aunado a todo lo anterior, sería de gran ayuda el uso de minutas donde se asienten todos los puntos de las reuniones; la minuta deberá ser enviada de manera electrónica a todos los participantes y deberán confirmar de recibido para que se cuente con la anuencia de todos. La Directora cuenta con una persona de apoyo quien puede, sin problemas, llevar a cabo la realización de las minutas en las juntas generales.

Seguido de esto, los requerimientos a todos los miembros del equipo, se les deberían pasar también por un correito pa' que no exista el "ah, yo no sabía" o la clásica, "no me dijiste". De esta manera se protege tanto el informante como el informado.

La falta de personal está ligada a los recortes presupuestales por parte del gobierno hacia la cultura, por lo que, basado en el punto anterior, es importante que la información quede bien asentada y difundida dentro de la dependencia para no generar retrabajos en la publicidad impresa, lo que agiliza la difusión y al mismo tiempo evita gastos innecesarios, por lo que habría posibilidad de otorgar nuevas fuentes de empleo (esto visto a gran escala, aplicándolo en todas las dependencias).

En cuanto a la difusión, la publicidad debe comenzar a circular con al menos 15 días de antelación al día en que se llevará a cabo el evento. Sería bueno solicitar en las escuelas preparatorias, un equipo de jóvenes que presten su servicio social llevando publicidad impresa (carteles) a puntos de interés en sus respectivas colonias (negocios, paradas de autobús, plazas, etc.), procurando hacer un equipo que abarque la mayor parte de la ciudad.

Cabe aclarar que toda la información obtenida, es de mis vivencias personales ya que colaboré por más de un año en dicha dependencia, por lo que el presente análisis no es otra cosa sino el "promedio" de una semana normal dentro de la institución, la cual, además de esto, presenta otros detalles, los cuales de ellos vienen desde la alta dirección (y no necesariamente de la Directora, sino de más arriba). Pienso firmemente que si se cambiaran las cosas desde la parte alta, el resto de la administración resolvería de manera más eficaz la mayoría de sus problemas, basado en el principio 80/20 y en lo que, alguna vez, sabiamente dijo uno de mis profesores: "la gente no está mal, lo que está mal es el sistema".

Se que puedo tener muchas fallas en el presente ejercicio pero precisamente por eso es un ejercicio, para ir entrenando mis habilidades y aptitudes como consultor, abriendo mis ojos a cuestiones que en su momento no fui capaz de ver o simplemente no me di a la tarea de hacerlo de manera crítica. Todo lo anterior con miras a lograr, en un futuro no lejano, un cambio sustancial en las personas y organizaciones que me rodean.

Quien tenga algo que observarme, refutarme o comentarme, por favor, siéntase con la libertad de hacerlo que para eso está la caja de comentarios al final de la página.

El BlogÑero